Seminar Projektmanagement

Projektmanagement wird als Managementkompetenz immer wichtiger! Kurze Produktlebenszyklen und ein stetig wachsender Wettbewerb – das sind nur einige Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Aus diesem Grund ist ein strukturiertes Projektmanagement vor allem im digitalen Zeitalter ein absolutes MUSS, um sich am Markt zu positionieren und sich gegen die Konkurrenz zu behaupten. Das Projektmanagement besteht aus verschiedenen Arbeitsschritten, die eine umfangreiche Planung, Überwachung und Steuerung beinhalten. Ein Projektmanager benötigt somit umfangreiche Fähigkeiten, um diese Aufgabengebiete erfolgreich erfüllen zu können. Im Seminar Projektmanagement erlernen Sie notwenige Kompetenzen und ein wertvolles Know-how, um sich den Herausforderungen stellen und Projektarbeiten erfolgreich durchführen zu können.

Das Seminar Projektmanagement

Das Seminar Projektmanagement wird von einem erfahrenen Referenten durchgeführt, der Sie nicht nur mit relevanten Inhalten, sondern auch mit spannenden Tipps aus der Praxis sowie mit zahlreichen Übungen begeistern wird. Im Seminar Projektmanagement werden Ihnen notwendige Kompetenzen vermittelt, die für erfolgreiche Projektarbeiten notwendig sind.

Unsere Termine finden Sie hier:

Legende:
Freie Plätze vorhanden.
Nur noch wenige Plätze frei!
Leider ausgebucht.

Sie finden das DIM in Köln, Berlin, München, Stuttgart, Hamburg, Frankfurt und Bielefeld.

Was beinhaltet das Seminar Projektmanagement?

Da das Aufgabengebiet eines Projektmanagers sehr umfangreich ist, findet das Seminar  Projektmanagement an zwei Tagen statt. So wird sichergestellt, dass Sie alle wichtigen Kernkompetenzen erhalten und sich relevantes Know-how aneignen. Folgende Inhalte erwarten Sie:

  • Grundlagen Projekt: Was ist ein Projekt?
  • Projekt- und Linienarbeit
  • Projektaufbauorganisation
  • Initiierung von Projekten
  • Projektstrukturprogramm
  • Ablauf von Projekten
  • Planung von Projektphasen
  • Kennenlernen von hilfreichen Tools für die Projektarbeit
  • Projekte: Dokumentation und Kommunikation
  • Kontrolle von Projekten (GAP-Analyse,  …)
  • Planung des Projektabschlusses
  • Im Seminar Projektmanagement erhalten Sie die erforderlichen Kenntnisse, die Sie für ein erfolgreiches Projektmanagement benötigen. Damit Sie diese Fähigkeiten optimal anwenden können, werden im Seminar Projektmanagement zahlreiche Übungen durchgeführt.

Warum ein Seminar zum Projektmanagement wichtig ist!

Immer mehr Unternehmen stellen auf agile Management-Techniken um. Als Projektmanager haben Sie die Verantwortung für zahlreiche Projekte oder verschiedene Teilprojekte – dabei ist über die Hälfte Ihres Aufgabenfeldes oft eine reine Managementaktivität. Sie müssen daher das Instrumentarium des Projektmanagement sicher beherrschen: angefangen von der Projektplanung über die richtige Kapazitätsplanung bis hin zur Führung der Projektmitarbeiter.

>>> Weitere Informationen zum Seminar finden Sie hier >>>

Für wen eignet sich das Seminar Projektmanagement?

Aufgrund einer optimalen Kombination aus Theorie und Praxis sowie einem erfahrenen Trainier, eignet sich das Seminar Projektmanagement sowohl für Einsteiger als auch für Erfahrene.

  • Projektmanager und Projektleiter
  • Führungskräfte
  • Mitarbeiter aus dem Bereiche des operativen Marketing

Dieser Seminar richtet sich an leitende und spezialisierte Mitarbeiter, die in Projekten agieren müssen oder diese zu verantworten haben. Projektmitarbeiter aus Konsumgüter-, Investitionsgüter- und Dienstleistungsunternehmen, die sich auf ihre zukünftige Tätigkeit vorbereiten oder ihr Wissen auffrischen möchten. Das Seminar ist zudem interessant für Leiter, leitende und spezialisierte Mitarbeiter aus Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung und Business Development, die sich grundlegendes Know-how des Projektmanagements aneignen wollen.

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Warum Sie dieses Seminar Projektmanagement besuchen sollten

  • Komprimiertes Fachwissen in zwei Tagen – Sie erhalten einen Überblick über aktuelle Erkenntnisse und Trends im Projektmanagement. Unsere Referenten vermitteln Ihnen anhand zahlreicher Beispiele und Übungen, wie Sie Ihre Projekte erfolgreich planen und realsieren.
  •  Expertenwissen – Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung der Workshop Leiter. Sie stehen Ihnen für ihre individuelle Fragen zur Verfügung und geben ihr Praxiswissen an Sie weiter.
  •  Projektmanagement Trends – Informieren Sie sich welche neuen Erkenntnisse, Entwicklungen und Kanäle für Ihre Produktmarketing-Strategie von Bedeutung sind.
  •  Interaktiver Workshop – Der Aufbau des Workshops Projektmanagement ermöglicht eine intensive und praxisnahe Wissensvermittlung. Durch zahlreiche Praxisbeispiele, Übungen sowie eine Fallstudie können Sie das Gelernte bereits im Seminar anwenden und so vertiefen.
  • Networking – Erweitern Sie Ihren Horizont im intensiven Erfahrungsaustausch mit Kollegen und Experten. Steigern Sie Ihren Bekanntheitsgrad und erzählen Sie von der Praxis in Ihrem Unternehmen.

Der Veranstalter des Seminar Projektmanagement

Das Deutsche Institut für Marketing ist ein Dienstleistungsunternehmen, welches mit jahrelanger Erfahrung in den Bereichen Marktforschung, Marketingberatung und Marketingtraining punktet. Zahlreiche Experten kommen in den verschiedenen Geschäftsfeldern zum Einsatz, um den Kunden nur das Beste zu bieten. Das Deutsche Institut für Marketing wurde mit einem 5-Sterne-Zertifikat als Premium-Anbieter ausgezeichnet und erhielt den Internationalen Deutschen Trainingspreis.

Die Seminarorte

Das Seminar Projektmanagement findet im Herzen von Köln statt. Dabei stellt das Deutsche Institut für Marketing moderne Seminarräume zur Verfügung, in denen das Seminar Projektmanagement durchgeführt wird. Die Ausstattung lässt dabei keine Wünsche offen: Vom Flipchart und Pinnwänden über einen PC mit Beamer bis hin zum kostenlosen WLAN-Zugang und LAN-Anschluss ist alles verfügbar.

>>> Erkunden Sie hier unsere Seminarräume!

Was kostet das Seminar Projektmanagement?

Der Preis für das Seminar Projektmanagement liegt bei € 1.277,- zzgl. MwSt.
Das Deutsche Institut für Marketing akzeptiert Bildungschecks. Mit diesen erhalten Sie einen Zuschuss von 50 Prozent.

Was ist im Preis enthalten?

Freuen Sie sich auf:

  • Ein 2-tägiges Seminar mit einem erfahrenen Referenten
  • Umfangreiche Unterlagen
  • Checklisten
  • Das Erlernen von relevanten Kompetenzen und Fähigkeiten
  • Den Erhalt von zahlreichen Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Projektmanagement
  • Networking
  • Ein Zertifikat
  • Einen klimatisierten Seminarraum mit moderner Ausstattung
  • Mittagessen im nahegelegenen Restaurant
  • Warme und kalte Getränke
  • Eine kleine Stärkung für Zwischendurch: Kuchen, Brötchen, Obst

Zur Anmeldung

Möchten Sie am Seminar Projektmanagement teilnehmen oder benötigen Sie weitere Informationen? Dann besuchen Sie jetzt die Webseite des Deutschen Institut für Marketing!

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Tipps zum Projektmanagement

In den letzten Jahren haben wir vielfältige Tipps und Hinweise zum Projektmanagement gesammelt. Im folgenden haben wir Ihnen einiges an Basiswissen zusammengestellt um im Projektmanagement erste Erfahrungen zu sammeln. In unserem Seminar Projektmanagement vertiefen wir diese Inhalte.

1. Grundlagen des Projektmanagements
2. Das magische Dreieck
3. Die Projektbeteiligten
4. Die Projektorganisation
5. Die Projektphasen
6. Projekt Kick-Off
7. Sinnvolle Projektplanung
8. Projekt durchführen
9. Budgets und Kosten eines Projekts
10. Projekte erfolgreich abschließen


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Grundlagen des Projektmanagements

Was ist eigentlich ein Projekt?

Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes, zielgerichtetes, relativ innovatives und einmaliges Vorhaben. Es besteht aus verschiedenen, abgestimmten und gelenkten  Tätigkeiten, die zu einer erheblichen Komplexität führen können. Die Tätigkeiten besitzen einen Anfangs- und Endtermin, um unter Berücksichtigung von Zeit, Ressourcen und Qualität ein Ziel zu erreichen. Projekte können durch die Vielzahl von Tätigkeiten und risikobehafteter Aufgaben von erheblicher Komplexität sein und erfordern demnach meist ein gesondertes Projektmanagement.

Doch was bedeutet das nun für Sie im Einzelfall?

Sie wollen eine Pyramide bauen, einen Mann zum Mond befördern oder einen Tunnel von England nach Frankreich graben? Dies wären klassische Beispiele für  ein Projekt. Ein erfolgreiches Projekt war der erste Mensch auf dem Mond. Ein gutes Beispiel für ein weniger gut gelungenes Projekt ist der Tunnel zwischen Frankreich und England. Der Tunnel wurde zwar gegraben und ist in Funktion, doch wurden die Tätigkeiten nicht im Zeit- und Kostenrahmen erfüllt. Beispiele für schlecht gelungene oder noch nicht abgeschlossene Projekte gibt es zur Genüge. Ob die Elbphilharmonie in Hamburg, Stuttgart 21 oder der Bau des Hauptstadtflughafens, all dies sind Beispiele für Projekte, die weitaus mehr Zeit oder Ressourcen benötigen, als zuvor geplant war. Ob beim Pyramidenbau schon ein sinnvolles Projektmanagement angewendet wurde, lässt sich nur noch schlecht beantworten. Doch diese Projekte haben einige Gemeinsamkeiten, die Sie für Ihr Projektmanagement nutzen und auf die Projekte Ihres Unternehmens übertragen können.
Ein Projekt beginnt grundsätzlich mit der Definition eines Ziels. Es gibt eine Problemstellung, die gelöst werden soll. Die Sachaufgabe besteht zum Beispiel wie in unserem obigen Beispiel darin, einen Menschen zum Mond zu bringen. Das Sachziel ist hier die Landung auf dem Mond. Neben diesem Sachziel gibt es auch eine zeitliche Zielvorgabe. Der Astronaut soll bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Mond landen. Diese Aufgabe, den Mann zum Mond zu bringen, mit dem Ziel der Mondlandung hat einige Besonderheiten. Die Aufgabe ist einmalig, neuartig und komplex. Es ist somit keine Tätigkeit die im normalen Tätigkeitsverlauf nebenbei erledigt wird. Das macht diese Aufgabe zu einem Projekt. Die festgelegten und begrenzten Ressourcen, wie Zeit, Budget oder Personal sind ein weiteres Merkmal von Projekten. Die Mondlandung oder der Eurotunnel mussten mit begrenzten Ressourcen realisiert werden.
Ein Projekt kann auch ein großes Risiko beinhalten. Im Falle unsere Mondlandung ist dieses Risiko leicht nachzuvollziehen. Scheitert das Projekt, ist das Leben des Astronauten gefährdet. Solch ein hohes Risiko ist bei einem Großteil der Projekte zwar nicht vorhanden, jedoch stehen andere Risiken, wie beispielsweise wirtschaftliche Verluste oder die Karriere der Projektleiters, im Fokus. In einem Projekt sind meist viele Personen involviert, deren Interessen ebenfalls abgewogen und mit dem Projektziel in Einklang gebracht werden müssen.

Organisation eines Projekts

Diese Faktoren zeigen, dass Projekte nicht nebenbei realisiert werden können und demnach auch besonders behandelt werden sollten. Ein Projekt wird in der Regel von „normalen“ Tätigkeiten abgegrenzt. Das Projekt erhält eine spezielle Organisation, das Projektmanagement. Für unser Beispiel, der Mondlandung, wurde sogar ein spezielles Forschungszentrum eingerichtet.

Definition (Deutsches Institut für Normung (DIN))

Die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.

Merkmale erfolgreicher Projekte:

  • Zielbezogen
  • Zeitlich begrenzt
  • Begrenzung finanzieller, personeller oder anderer Art
  • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
  • Projektspezifische Organisation

 

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Das magische Dreieck

Ein Projekt hat immer drei Arten von Zielen. Alle drei Ziele zu erreichen ist kaum möglich. Deshalb wird von einem magischen Dreieck des Projektmanagements gesprochen. Ein Projekt besteht aus einer Aufgabe, die in einer vorgegeben Zeit mit einem begrenzten Budget gelöst werden soll.

Als Beispiel dient der Bau einer Brücke. Die zu lösende Aufgabe ist es, eine Brücke zu bauen. Der Brückenbau stellt somit das Sachziel dar. In der Planungsphase des Projekts wird bestimmt, welche Leistungen erbracht werden müssen. Der Stand der der Leistungen ist während des Projektablaufs zu verfolgen und zu überprüfen. Am Ende eines Projekts wird ebenfalls überprüft, ob die Leistungen zur richtigen Zeit ordnungsgemäß erbracht wurden.

Durch eine sinnMagisches Dreieckvolle Strukturierung entsteht eine Zielpyramide. So lassen sich viele Ziele in Teilziele untergliedern, die dann von Kleingruppen oder einzelnen Personen bearbeitet werden können. Bei dem obigen Beispiel des Brückenbaus, welches das Ziel einer fertigen Brücke zu einem definierten Termin hat, kann eine Einteilung in Bauabschnitte vorgenommen werden.

Die rechtzeitige Fertigstellung ist der nächste Punkt im magischen Dreieck. Die Zielgröße Zeit ist entweder einer bestimmter Endtermin, an dem das Projekt abgeschlossen sein soll, oder eine bestimmte Dauer, die zur Abwicklung des Projekts zur Verfügung steht. Diese Zielgröße muss zu Beginn des Projekts in der Planungsphase bestimmt werden. Während des Projekts sollte die Zielgröße anhand von Meilensteinen oder ähnlichen Messgrößen kontrolliert und am Ende des Projekts überprüft werden. Dies umfasst nicht nur die Kontrolle der zeitigen Fertigstellung des gesamten Projekts, sondern auch die, der rechtzeitigen Fertigstellung der Teilziele. Die Nichterfüllung von Teilzielen kann zur Verzögerung des gesamten Projekts führen. Die Zeitüberschreitung kann bei Projekten kann sogar auch mit Vertragsstrafen belegt werden.

Die dritte Zielgröße des magischen Dreiecks ist das Budget. Das ebenfalls im voraus festgelegte Budget darf nicht überschritten werden. Das Überschreiten des Budgets bedarf in der Regel einer erneuten Zustimmung des Auftraggebers. Projekte können an dieser Zielgröße scheitern, wenn das Projekt nicht im Budgetrahmen bleibt und kein neues Budget zur Verfügung gestellt wird.

Diese drei Zielgrößen lassen sich nicht gleichzeitig optimieren und stehen in einem engen Zusammenhang. Muss ein Projekt schneller fertig werden, als zunächst angenommen, steigert dies meist die Kosten, da Überstunden und zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden. Durch Einsparungen im Budget kann es zu einer schlechteren Qualität kommen und die Aufgabe kann nicht optimal erfüllt werden. Es wird oft eine fest definierte Aufgabe unter restriktiven Bedingungen hinsichtlich der Zeit und Kosten erwartet. Dies ist ein klassischer Zielkonflikt zwischen drei Zielen. Das Projektmanagement hat die Aufgabe, diesen Zielkonflikt im Sinne des Projekts und des Auftraggebers optimal zu lösen.

 

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Die Projektbeteiligten

Ein Projekt wird in der Regel nicht von einer Person alleine durchgeführt. In der Regel sind viele verschieden Interessengruppen und zahlreiche Personen beteiligt. Die Art der Beteiligung und stärke der Involvierung kann sehr unterschiedlich sein. Gerade bei großen Projekten kann dies durch die Vielzahl der Beteiligten zu Problemen führen. Personen die bei der Planung nicht berücksichtigt wurden und später im Verlauf des Projekts eine wichtige Rolle spielen, können die geplanten Ziele verzögern oder verändern. Sie haben das Potenzial zu kritischen Faktoren zu werden. Vorgebeugt (aber nicht ausgeschlossen) kann dieses Problem damit, dass das Projektmanagement, welches aus einer oder mehrerer Personen bestehen kann, alle möglichen relevanten Personengruppen in der Planung berücksichtigen.

Das Kernteam eines Projekts ist das Projektteam, welches für die Durchführung des gesamten Projekts die Verantwortung trägt. Angeführt wird das Team von einem Projektleiter. Bei kleineren Projekten ist dies in der Regel ein Teammitglied der Kernmannschaft. Bei Projekten, die mehr Planung bedürfen, ist der Projektleiter eine Person, die nicht direkt in den täglichen Ablauf des Projekts eingebunden ist. Der Projektleiter übernimmt administrative Aufgaben und muss den Projektmitarbeitern Rahmenbedingungen schaffen, sodass die Aufgaben optimal erfüllt werden können. Des Weiteren dient der Projektleiter als Repräsentant des Projekts.

Neben dem Projektleiter gibt es bei großen Projekten auch noch einen Projektassistenten, der die Koordinationsaufgaben in dem Projektteam übernimmt. Weiter Mitglieder des Projektteams sind Personen, die Fähigkeiten und Kompetenzen besitzen, die für die Lösung des Problems, bzw. der Erfüllung der Aufgabe notwendig sind. Der Projektleiter hat die Aufgabe, die Projektmitarbeiter nach ihren Fähigkeiten einzusetzen und nicht nach ihren sozialen Kriterien.

Je nach Komplexität des Projekts werden noch weitere freie Mitarbeiter und Berater hinzugezogen um die Problemstellung optimal in Einklang mit den drei Zielarten (magisches Dreieck) zu lösen. Auf freie Mitarbeiter und Berater wird zurückgegriffen, wenn das Projektteam über nicht ausreichend Know-how verfügt, um die Problemstellung zu lösen, und deshalb fachliche Kompetenz benötigt wird.

Des Weiteren gibt es zahlreichen Interessengruppen, die Wünsche und Anforderungen an das Projektteam herantragen. In erster Linie ist der Auftraggeber die einflussreichste Gruppe bzw. Person. Aber auch Interessengruppen, wie Verbände, Kunden oder Behörden können eine wichtige Rolle in einem Projekt spielen. Die Interessengruppen können im Unternehmen oder außerhalb des Unternehmens angesiedelt sein und grundverschiedene Ziele verfolgen. Die Anforderungen entstehen teilweise auch erst nach Beginn des Projekts und führen zu einem Zielkonflikt. Bei einem Projekt ist es deshalb wichtig alle möglichen Interessengruppen von Beginn an in die Planung mit einzubeziehen um das Projekt erfolgreich zu gestalten. Zu Beachten ist dabei, dass es Interessengruppen gibt, die ihren Einfluss geltend machen wollen und andere Interessengruppen es nicht schaffen ihre Ziele und Anforderungen zu formulieren. Dies gilt es von Beginn des Projekts zu beachten.

Projektbeteiligte

  • Projektleiter
  • Projektassistent
  • Projektmitarbeiter
  • Freie Mitarbeiter und Berater
  • Interessengruppen

 

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Die Projektorganisation

Die Organisation ist bei einem Projekt das A und O für einen reibungslosen Ablauf. Die passende Organisationsstruktur bildet somit den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Es gibt vier verschiedene Praktiken ein Projekt zu organisieren.

Die Formen der Projektorganisation:

  • Linienfunktion
  • Stab-Projektorganisation
  • Matrix-Projektorganisation
  • Reine Projektorganisation

Handelt es sich bei dem Projekt um ein kleines und nicht sehr komplexes Vorhaben, so kann das Projektmanagement in einer Linienfunktion ausgeführt werden. Es wird keine zusätzliche Organisationsstruktur benötigt. Das Projekt wird dann von einem Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft abgewickelt.

Die Stab-Projektorganisation ist ebenfalls bei kleineren Projekten eine gängige Methode das Projekt zu organisieren. Das Team ist hier weiterhin in seiner Linieposition. Einem Projektstab wird die Koordination des Projekts anvertraut. Der Projektstab hat jedoch lediglich unterstützende Funktion und die Entscheidungsgewalt liegt weiterhin beim Projektleiter.

Die Matrix-Projektorganisation findet bei Projekten mit mittlerer Komplexität ihre Anwendung. Die beiden zuvor vorgestellten Organisationen sind hierbei nicht mehr sinnvoll. Die Kompetenzen werden zwischen dem Projektmanager und dem Linienmanager aufgeteilt. Innerhalb des Projekts ist der Projektmanager den Mitarbeitern weisungsbefugt. Diese bleiben allerdings in ihren Abteilungen und weiter ihrem Vorgesetzten unterstellt. Neben dem Projekt können sie ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Dieses Organisationssystem bietet sich an, wenn das Projekt einen schwankenden Arbeitseinsatz hat. Diese Organisationsstruktur kann zu Problemen zwischen den beiden Vorgesetzten führen. Gerade wenn die Mitarbeiter knapp sind kann es zu einem Wettbewerb um die Mitarbeiterkapazität führen.

Die Reine Projektorganisation ist für große und komplexe Projekte geeignet. Das Projekt ist so umfassend, dass ein eigener Fachbereich oder im Ausnahmefall sogar ein eigenes Unternehmen gegründet wird. Der Aufwand alleine für diese Organisationsform ist sehr groß und das Projektteam identifiziert sich stark mit dem Ziel des Projekts. Die Mitarbeiter haben hier ein Einsatzfeld, welches nur für das Projekt genutzt wird. Die Übernahme einer Linienfunktion ist hierbei nicht angedacht. Durch die Komplexität des Projekts ist es sinnvoll aber auch schwierig geeignetes Personal zu finden. Sowohl Projektleiter als auch Projektmitarbeiter sollten gut geschult sein. Durch die Projektteilziele ist eine komplette Auslastung von allen Mitarbeitern nur schwer möglich. So werden häufig externe Mitarbeiter für Projekte eingesetzt. Nach Abschluss des Projekts besteht zudem das Problem, dass die Mitglieder wieder eingegliedert werden müssen.

Es ist darauf zu achten, dass die Organisationsform die Mitarbeiter motiviert und effizientes Arbeiten ermöglicht. Die Organisation muss auf Veränderungen reagieren können und auch Neuerungen zulassen. Die Wahl der Organisationsform ist somit ein entscheidender Faktor, der zum Erfolg oder auch Misserfolg eines Projekts beiträgt.

 

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Projektphasen

Die Herangehensweise an ein komplexes Projekt kann einen Projektleiter anfangs erschlagen. Die Strukturierung und das Erstellen eines Ablaufplans können eine sehr schwierige Aufgabe sein. So empfiehlt es sich, um das Gesamtprojekt überschaubar zu machen, es in Phasen einzuteilen.

Das Projekt wird anfangs in mehrere aufeinander folgende Phasen eingeteilt. Hierzu wird der Top-Down-Ansatz angewandt, um die Probleme des Projekts in mehrere Teilschritte zu gliedern. Jeder dieser Schritte besitzt ein Ziel, welches verfolgt und überprüft wird. Abgeschlossen werden die Projektphasen mit sogenannten Meilensteinen, welche das Erreichen des definierten Ziels darstellen. Es handelt sich bei diesen Meilensteinen nicht um eine Tätigkeit, sondern einen Zustand. Der zeitliche und logische Aufbau der unterschiedlichen Projektphasen führt zu einem Projektphasenmodell. Für dieses Projektphasenmodell bestehen in unterschiedlichen Branchen Vorschläge, wie ein Phasenmodell aufzustellen ist. In diesen Vorschlägen finden sich die vier grundlegenden Phasen wieder: Der Projektstart (Kick-Off), die Projektplanung, die Projektdurchführung und der Projektabschluss.

Vier grundlegende Phasen:

  • Projektstart (Kick-Off)
  • Projektplanung
  • Projektdurchführung
  • Projektabschluss

Projektstart

Die erste Phase eines Projekts ist immer der Projektstart. Die Länge dieser Phase ist stark abhängig von der Größe und Komplexität des Projekts. Unter Umständen kann diese Phase mehrere Monate dauern. Das Projekt sollte immer durch ein Kick-Off-Meeting gestartet werden. Wichtige Punkte, die bei diesem Meeting geklärt werden sollten, sind die Ausgangslage, die Definition von Projektzielen und der Teamfindung.

Projektplanung

Die Planung des Projekts ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts. Das Projektteam erarbeitet die Projektstruktur und den Ablaufplan. Die benötigten und vorhandenen Ressourcen werden schon in dieser Phase berücksichtigt, um zu erkennen, ob das Ziel in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Budget realisierbar ist.

Projektdurchführung

Das Projektmanagement ist während der Durchführung des Projekts mit der Steuerung der Aufgaben, Kosten und Termine betraut. Hauptsächlich wird hier das Änderungsmanagement aktiv. Während eines Projekts kann es ständig zu Veränderungen des geplanten Ablaufs kommen und es Bedarf Eingriffe in den Ablaufplan um die geplanten Ziele bzw. Meilensteine zu erreichen.

Projektabschluss

Ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden und der damit einhergehende Ressourcenbedarf eingehalten wurde, wird beim Projektabschluss kontrolliert. Die Abwicklung des Gesamtprojekts und der Projektphasen wird mit Hilfe eines Soll-Ist-Vergleiches überprüft. Die erbrachten Leistungen und die Qualität des Ergebnisses in Kombination zu den geplanten und eingesetzten Ressourcen, wie Zeit und Kosten wird dokumentiert. Die Dokumentation ist besonders für nachfolgende Projekte wichtig, um begangene Fehler nicht zu wiederholen.

Die Phaseneinteilung schafft:

  • Entscheidungspunkte
  • Systematik
  • Kontrollmöglichkeiten

Die Projektaktivitäten in Phasen einzuteilen ist sehr hilfreich. Für die entstehenden Probleme vor, während und nach einem Projekt werden Entscheidungspunkte geschaffen. Durch das systematische Vorgehen werden Probleme frühzeitig identifiziert, Lösungsmöglichkeiten schneller erkannt und die Kontrolle erleichtert. Das Risiko, dass das Projekt scheitert wird durch eine strukturierte Planung der Projektphasen minimiert.

 

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Projekt Kick-Off

Die Bedeutung eines guten Projektstarts ist für den Erfolg des gesamten Projekts enorm. Besonders bei großen und komplexen Projekten empfiehlt es sich immer mit einem Kick-Off-Meeting zu beginnen. Es dient dazu, die Projektteilnehmer mit den Zielen und Aufgaben des Projekts vertraut zu machen. Je nach Größe des Projekts können alle Teilnehmer des Projekts oder deren Stellvertreter die Grobplanung und den Projektablauf gestalten. Für das Projekt ist es entscheidend, dass das Projekt von Anfang an mit vollem Einsatz und ohne Zeitverzug angegangen wird. Nachlässigkeiten zu Beginn des Projekts können im weiteren Verlauf zu großen Problemen führen und vereinbarte Fristen unmöglich machen. Ein Kick-Off-Meeting kann dazu beitragen, dass Probleme und Unklarheiten vor der Projektdurchführung geklärt werden. Dies minimiert das Risiko des Scheiterns. Sollte Know-how-Defizite vorhanden sein, so können diese bereits in der Startphase erkannt und behoben werden.

An einem Kick-Off-Meeting sollten das gesamte Projektteam und alle für das Projekt wichtigen Leute teilnehmen. Bei großen Projekten können mehrere Meetings stattfinden, die auf die relevanten Zielgruppen zugeschnitten sind. Dies bietet sich insbesondere bei Projekten, die in der Öffentlichkeit stattfinden, an, da dort meist mehrere Interessen aufeinander treffen. Eine rechtzeitige Planung dieser Meetings ist vorteilhaft, damit die Teilnahme der relevanten Personen gesichert ist. Die Teilnehmer der Meetings sollten über folgende Punkte informiert werden:

  • Grund des Treffens
  • Starttermin und Dauer
  • Ort
  • Zielvorstellung (erhofftes Ergebnis)

Ein Kick-Off-Meeting, auch Projektstart-Workshop genannt, sollte aus mehreren Phasen bestehen. Anfangs sollte der Projektleiter das Programm des Workshops vorstellen und die Regeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benennen. Die Teilnehmer des Projekts lernen sich bei diesem Meeting kennen und werden aufgrund ihrer Qualifikationen und Aufgaben positioniert. Das Projektziel und ein Projektstrukturplan können dann erarbeitet werden.

Der gesamte Workshop muss ausführlich dokumentiert werden. So können nachfolgend alle erarbeiteten Ergebnisse, getroffene Entscheidungen und Annahmen begründet werden. Außerdem sind so jedem Projektteilnehmer das Vorgehen, die Termine und Aufgabenverteilung bekannt.

Durch Versäumnisse in der Anfangsphase eines Projekts können häufig die Termine und die Qualität nicht eingehalten und Kosten überschritten werden. Viele Projekte scheitern an unrealistischen Zeiteinschätzungen, unklaren Zieldefinitionen und personellen Fehlbesetzungen. Ein ordentliches Kick-Off-Meeting kann diese Projektrisiken bereits im Vorfeld stark reduzieren.

 

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Sinnvolle Projektplanung

Ein Projekt durchzuführen kann eine sehr komplexe Aufgabe sein. Um ein Projekt dann erfolgreich zu gestalten suchen die Projektverantwortlichen nach der optimalen Vorgehensweise. Diese Phase wird als Projektplanung bezeichnet. Eine gute Planung kann Stress und überflüssige Arbeit ersparen. Dennoch ist ein Projekt eine einzigartige Aufgabe, die häufig neue und unvorhersehbare Probleme mit sich bringt. In einem Projekt sollte also so viel wie nötig und so wenig wie möglich geplant werden. Durch den Plan erhält das Projektteam Sicherheit, die in einem Projekt notwendig ist.

Den Anfang einer Projektplanung bildet ein Projektstrukturplan. Er gliedert das Projekt und wird im Kick-Off-Meeting erarbeitet. Der Projektstrukturplan umfasst eine übersichtliche, systematische und meist grafische Darstellung aller wesentlichen Aufgaben.

Die Teilaufgaben des Projekts und die Strukturierung sogenannter Arbeitspakete bilden den Inhalt eines Projektstrukturplans. Arbeitspakete beinhalten eine klare Definition der Aufgaben, die an die entsprechenden Projektmitarbeiter übertragen werden können. Die grafische Darstellung des gesamten Projekts ermöglicht  die Ordnung aller Arbeitspakete nach ihrer Zusammengehörigkeit und schafft Transparenz und Sicherheit bei allen Projektbeteiligten. Durch den zeitlichen Ablauf des Projekts kann der Projektstrukturplan in einen Ablaufplan überführt werden. Ein Arbeitspaket wird zunächst in eine Tätigkeit umformuliert. Diese Tätigkeiten werden dann nach logischer Reihenfolge ihrer Bearbeitung strukturiert. Ebenso entsteht auch die Ablaufplanung. Ein Vorgang kann erst begonnen werden, wenn sein direkter Vorgänger fertig ist. Dadurch erhält das Projektmanagement einen Netzplan.

Der Netzplan wird dann in einem weiteren Schritt um konkrete Termine und Ressourcen ergänzt. Die Ressourcen sind notwendige Mitarbeiter, Maschinen oder sonstige Einsatzmittel, die zum erreichen des Ziels notwendig sind. Die einzelnen Aufgaben werden vom Projektteam in der beschriebenen Reihenfolge realisiert. Die Projektleitung kann die Besonderheiten der Teilaufgaben aufeinander abstimmen. Der optimierte Plan kann durch Kleinigkeiten aus der Bahn geworfen werden, so dass die Pläne überarbeitet werden. Dies macht eine kontinuierliche Planung des Projektmanagements unumgänglich.

 

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Projekte durchführen

Auf die Planungsphase folgt die Realisierung des Projekts. Die Aufgaben, Ziele und Budgets sind aus der Planungsphase bekannt und müssen in dem Zielkonflikt zwischen den drei Zielgrößen Aufgabe, Zeit und Kosten erreicht werden. Diese Größen werden im Projektmanagement auch Planwerte genannt. Die Planwerte ermöglichen die genaue Bestimmung, wann Teilziele erreicht werden müssen.

Planwerte geben an, wann bestimmte Teilaufgaben gelöst sein müssen.

Der Projektleiter ermittelt während der Abwicklungs- und Durchführungsphase kontinuierlich den Projektfortschritt. Es wird in diesem Prozess der Planung, Überwachung und Steuerung eine Ist-Analyse und zusätzlich eine Abweichungsanalyse durchgeführt. Bei der Ist-Analyse werden für jedes Arbeitspaket die Aufwendungen und das Ergebnis der Tätigkeit erhoben. Die Daten werden dann mit den Planwerten verglichen.

Sind keine Abweichungen festzustellen, liegt das Projekt im Plan. Der Fertigstellungsgrad kann erhoben werden. Dieser zeigt das Verhältnis zwischen der erbrachten Leistung und der Gesamtleistung des Projekts.

Frühzeitiges Eingreifen kann das Projekt retten!

Sollte das Projekt am Stichtag einen geringeren Fertigstellungsgrad besitzen, als geplant war, muss analysiert werden, wie es zu dieser Abweichung gekommen ist. Um das Projekt nicht zu gefährden, sollten Korrekturen vorgenommen werden. Werden die richtigen Maßnahmen frühzeitig ergriffen, so ist ein pünktliches Projektende noch möglich. Werden die Korrekturmaßnahmen aufgeschoben, sinkt die Wahrscheinlichkeit eines pünktlichen Projetkabschlusses. Die Beschleunigung von Aufgaben geht häufig zu Lasten der Kosten oder der Qualität. Das Budget kann durch Überstunden, Wochenendarbeit oder zusätzliche Arbeitskräfte zwar gesprengt werden, aber der Abschlusstermin damit eventuell eingehalten werden. Hier ist unter Berücksichtigung aller Faktoren abzuwägen, unter welchen umständen das Ziel erreicht werden soll.

Die Projektsteuerung wird auch Projektcontrolling genannt, wobei es nicht als klassische Kontrolle zu verstehen ist. Es ist eher durch die englische Übersetzung mit den Begriffen steuern, lenken oder regeln zu beschreiben.

 

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Budgets und Kosten in Projekten

Das Budget ist ein wichtiger Punkt bei der Umsetzung eines Projekts. Das Budget ist der Geldbetrag, der für die Abwicklung des Projekts zur Verfügung steht. Meist wird das Budget eher knapp kalkuliert. Aus diesem Grund wird ein konsequentes Kostenmanagement vom Anfang bis zum Ende des Projekts benötigt, um das Budget einzuhalten und diese Zieldimension erfolgreich zu gestalten. Wenn es zu unvorhersehbaren Vorkommnissen kommt, dann kann das Budget leicht überschritten werden. In einigen Fällen kann der Betrag sogar um das doppelte steigen. Dies sollte aber nicht der Regelfall sein.

Bereits vor dem Kick-Off-Meeting beginnt die betriebswirtschaftliche Begleitung des Projekts. Es wird schon in der Angebotsphase eine Vorkalkulation durchgeführt, um einen rentablen Marktpreis zu realisieren. Außerdem muss der für die reine Projektabwicklung verfügbare Mittelaufwand bestimmt werden. Durch die angestrebte Qualität, die Produktivität der Mitarbeiter, die eingesetzten Ressourcen und die Projektdauer sind für die Kosten eines Projekts verantwortlich. Einige Projekte haben das Problem, dass anfangs viele Faktoren noch unbekannt sind und dennoch vom Kunden exakte Budgets und Kostenvorgaben verlangt werden. Diese können jedoch erst im weiteren Verlauf des Projekts präziser kalkuliert werden.

Achten Sie auf konsequentes Kostenmanagement!

Die Projektleitung verlässt sich häufig in ihrer Kalkulation auf reine Schätzungen. Dies birgt jedoch einige Nachteile, die zu beachten sind. Eine Schätzung ist fast immer ungenau. Sie ist kaum überprüfbar und in aller Regel politisch motiviert. Ist das Interesse des Projektleiters sehr groß, dass Projekt zu realisieren, werden die Kosten so geschätzt, dass das Projekt auch finanziell attraktiv erscheint. Um ungenaue Schätzungen zu vermeiden, bietet es sich an Kalkulationsverfahren anzuwenden, die je nach Branche unterschiedlich sein können, mit deren Hilfe die Unsicherheit bei den Kosten vermindern kann.

Die Kosten werden während der gesamten Projektabwicklung kontinuierlich überprüft. Dabei ist das gewöhnlichste Instrument der zeitbezogene Soll-Ist-Vergleich. Im Rahmen des Projektcontrollings werden die geplanten Kosten aus der Vorkalkulation als Basisdaten verwendet. Die Ist-Daten werden stetig während des Projekts erhoben und kontinuierlich mit den Soll-Werten verglichen. Sollte es zu Abweichungen kommen, kann der Projektleiter eingreifen, um die Zielsetzung nicht zu verfehlen.

Ist das Projekt abgeschlossen, so erfolgt eine Nachkalkulation. Die einzelnen Arbeitspakete werden begutachtet, ob die tatsächlichen Kosten von den geplanten Kosten abweichen. Durch dieses Verfahren ist es der Projektleitung möglich, Gründe für Abweichungen, falls es welche gibt, zu identifizieren. Die Analyse der Abweichungen unterstützt den Lerneffekt, der zukünftige Vorkalkulationen vor Fehlern schützt.

 

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Projekte erfolgreich abschließen

Ein Projekt sollte immer von Anfang bis Ende möglichst effektiv durchgeführt werden. Es ist jedoch zu beobachten, dass der Projektabschluss häufig nicht erfolgreich durchgeführt wird. Es gibt zahlreiche Fälle, wo Projektmitglieder egoistisch handeln und somit einen erfolgreichen Projektabschluss verzögern. Diese Mitglieder verzögern das Ende, da sie nach ihrer Tätigkeit im Projekt noch keine konkreten Pläne für die Zukunft haben. Dieses Phänomen ist gerade bei freien Mitarbeitern, die nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, zu beobachten. Doch auch Auftraggeber können durch die Verzögerung des Projektabschlusses Zahlungen, die erst nach endgültigem Projektabschluss zu leisten sind, hinauszögern.

Ein erfolgreicher Projektabschluss beinhaltet vier Aufgaben:

  • Ergebnisabnahme und Implementierung
  • Projektabschlussanalyse
  • Erfahrungssicherung
  • Projektauflösung

Die Abschlussphase wird durch die Abnahme des Ergebnisses durch den Auftraggeber eingeleitet. Die Abnahme ist in der Regel eine Ergebnispräsentation durch die Projektleitung oder eine Begehung des Projektergebnisses. Anschließend wird das Projekt in den alltäglichen Verlauf implementiert. Meist ist das die Inbetriebnahme einer Anlage, Schulungen der Mitarbeiter oder die Bereitstellung von Unterlagen und zusätzlichen Serviceelementen. Hierbei werden meist Checklisten verwendet, die die vertraglich vereinbarten Leistungen beinhaltet und vom Auftraggeber freigegeben werden.

Die Projektabschlussanalyse ist eine abschließende Nachkalkulation. Termin-, Kosten- und Leistungsabweichungen werden im Hinblick auf Ursachen und Vermeidungsmaßnahmen analysiert. Hier stellt sich die zentrale Frage:

Inwieweit wurden die Erwartungen des Kunden erfüllt?

Die Beurteilung des Projekts wird hauptsächlich von der Erfüllung der Zielsetzung, welche sich aus den Anforderungskriterien ergeben hat, abhängig gemacht. Das Projekt wird positiv beurteilt, wenn vereinbarte Leistungen, wie Qualität und/oder Quantität, Termine und Kosten eingehalten wurden. Dieser Soll-Ist-Vergleich basiert auf der Projektzielsetzung und der Projektplanung.

Die Erfahrungssicherung basiert auf den gesammelten Erkenntnissen, die während der Projektdurchführung gesammelt werden konnten. Das Ziel dieser Maßnahme ist es, die Kompetenzen für die Abwicklung eines Projekts, zu erhalten und auszuweiten. Fehler die bei einem Projekt begangen wurden, sollten beim nächsten Projekt nicht noch einmal begangen werden.

Mit der Auflösung des Projekts wird es endgültig abgeschlossen. Die Mitarbeiter können nun ihren ursprünglichen Aufgaben nachgehen oder werden anderen Projekten zugeordnet. Die Ressourcen stehen nun anderen Bereichen und Projekten (wieder) zur Verfügung.

Projekte erfolgreich abschließen

  • Projektende bewusst gestalten
  • Weiterführende Maßnahmen aufzeigen
  • Projektmitarbeiter sinnvoll reintegrieren
  • Projektteam informieren
  • Erforderliche Aktivitäten festlegen

 

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